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Organisation und Personal - Urlaubs- und Zeiterfassung

Die Urlaubs- und Zeiterfassung an der BUW wird zunehmend durch einen digitalen Workflow der Software MATRIX unterstützt. Damit neue Nutzer einen einfacheren Einstieg haben wird hier die aktuelle Version der Nutzeranleitung für Sie bereitgestellt:
MATRIX Nutzeranleitung
MATRIX Genehmigeranleitung
MATRIX Login für das Home-Office
MATRIX Login

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Wie werde ich informiert, wenn ein Antrag angenommen oder abgelehnt wurde?
Sobald ein Workflow sein Ende erreicht hat werden sie per Mail informiert.

Wie lange liegt ein Antrag bei einem Genehmiger?
Ein Antrag liegt, nach Vorgabe des Personalrats, für 3 Tage bei einem Genehmiger, bevor er weitergeleitet wird. Allerdings wird mindestens eine aktive Genehmigung benötigt, damit ein Antrag genehmigt wird.

Ist mein Stellvertreter fest im System hinterlegt?
Im System gibt es 2 Arten von Stellvertretenden (SV). Zum einen den Genehmigungs-SV und den Abwesenheits-SV.
Der Abweseheits-SV muss einmalig bei der Vertreterregelung eingestellt werden und ist dann bei jeder Abwesenheit manuell vom Antragsteller aus einem Dropdown-Menü ausgewählt, wobei die Nutzer*innen unter Vertreterregelung mehr Personen dieser Liste hinzufügen können und eine Standardvertretung bennen können. Er dient dazu dem Vorgesetzten zu zeigen, dass derjenige in seiner Abwesenheit vertreten wird.
Der Genehmigungs-SV ist systemseitig hinterlegt und kann, je nach Einstellung des Genehmigers, Workflows genehmigen (siehe Genehmiger Anleitung).

Was kann ich tun, wenn mein Antrag abgelehnt wurde?
Wenn der Antrag durch einen Genehmigenden abgelehnt wurde muss derjenige eine Begründung hinzugefügt haben. Auf Basis dieser Begründung können Sie ein Gespräch mit dem Genehmigenden suchen. Grundsätzlich kann in solchen Fällen zur Hilfe einer Klärung der PR eingeschaltet werden. Wenn alles geklärt ist, kann erneut ein Antrag erstellt werden.

Was ändert sich mit der Einführung des Matrix-Workflows?
Das Matrix-Workflowsystem gibt den Beschäftigten die Möglichkeit Urlaubsanträge, Arzttermine, Dienstreisen sowie Korrekturbuchungen elektronisch durchzuführen. Es bietet Möglichkeiten der Selbstauskunft der Kommen- und Gehen-Zeiten sowie Resturlaub und Gleitzeitsaldo. Im Regelfall beschleunigt, dies die Genehmigung und sorgt für mehr Transparenz.

Ich bin Vorgesetzter Genehmiger, welche Einstellungen sind empfehlenswert für die Zusammenarbeit mit meinen Vertretern?
In der Genehmigeranleitung wird gezeigt wie man die Genehmiger-Einstellungen ändern kann und welche sinnvoll sind.

Wie soll ich Änderung in der Genehmigungsstruktur melden?
An die E-Mailadresse: Infodez41{at}uni-wuppertal.de

Was mache ich, wenn ich meinen bevorstehenden Urlaub mit meinen Vorgesetzten abgestimmt habe, aber aus technischen Gründen er noch nicht im System hinterlegt ist?
Wenn die Abstimmung mit dem Vorgesetzten erfolgt ist, genügt es damit sie den Urlaub antreten dürfen. Der Urlaub kann auch noch nachträglich eingetragen werden. Im Regelfall sollte dies natürlich vor Urlaubsantritt geschehen.

Trage ich Krankmeldungen mit dem Workflow selber ein?
Nein. Dies geschieht weiterhin durch Dezernat 4.1.1.

An wen kann ich mich bei technischen Problem wenden?
Die Kollegen für technische Fragen erreichen Sie unter der E-Mailadresse GLAZ{at}uni-wuppertal.de